Эффективное массовое мероприятие за три дня? Легко и с удовольствием!
Автор: Наталия Скорик
Признаюсь, сколько ни слышала восторженных откликов участников о подготовке и проведении массового мотивационного мероприятия за три дня, сколько ни читала книг и статей в журналах, сколько ни рассказывали мне о нем опытные люди — не верилось. То есть я все понимала, кивала головой, а сомнения оставались. Собрать 500–600 человек и подготовить сценарий, выступающих, подарки и все прочее за три дня? Ой, не бывает такого, что-то тут не так.
Забегая вперед, сразу же скажу: конечно, аренда зала, изготовление и продажа билетов, подбор единомышленников происходят не за три дня до мероприятия. Но это и есть необходимый фундамент, на котором строится дальнейшая работа.
Вот так, с сомнениями и недоверием, я приехала вместе с бизнес-тренером и директором Центра Валентина Ковалева Еленой Даньшиной в Кишинев, чтобы присутствовать на трехдневном тренинге и на итоговом мероприятии.
Первый день
Команда лидеров подобралась дружная, сплоченная, исключительно женская, и, по моим наблюдениям, тоже слегка сомневающаяся в успехе задуманного. Впрочем, бизнес-тренеры Центра Валентина Ковалева не оставили слушателям времени для лишних раздумий и сразу же взяли хороший рабочий старт.
Каковы были цели тех, кто пришел на тренинг?
Инна: Это мой первый тренинг, пришла сюда потому, что знаю от лидеров, что после тренингов быстро поднимаешься по карьерной лестнице.
Наталья: На тренинг пришла, чтобы научиться продавать бизнес и продавать мероприятия.
Диана: Хочу быть успешным лидером, хочу больших доходов.
Цветана: Я уже была на тренинге по ораторскому искусству, теперь хочу развивать свои лидерские качества, научиться работать лучше.
Елена: Хочу создать свою команду.
Виктория: Хочу иметь четкую схему организации мероприятия, поработать в одной команде с лидерами.
Татьяна, лидер команды: Хочу, чтобы мои лидеры проявили инициативу. Чем быстрее ребенок станет самостоятельным — тем большего он достигнет.
С самого начала присутствующие объединились в три команды и ознакомились с принципами успешной подготовки мотивационного мероприятия:
- Делать все не потому, что «надо», а потому что «хочу».
- Стереотипы нужно ломать. В каждом мероприятии должна быть новизна.
- Креативность не в наборе номеров самодеятельности, а в наполняемости.
- Все решения принимаются единогласно. По каждому вопросу достигается консенсус.
- Отказ от критики по любому поводу.
Всем очень понравился совет бизнес-тренеров делать замечание по принципу бутерброда: комплимент — это основа, хлеб, далее — скользкое масло — что надо изменить. А дальше — толстый слой икры — каким человек станет, если прислушается к рекомендациям.
- Второстепенных деталей при работе в команде не существует.
- Мероприятие готовится за три дня.
- Деньги вкладываются только в то, что приносит пользу бизнесу.
Затем команды определили цели мероприятия:
- Какую пользу получит компания от мероприятия?
- Какую пользу получат организаторы мероприятия?
- Какую пользу получат участники?
Поставив цели, участники обратились к теории проведения мероприятий. Форма, идея и содержание должны соответствовать друг другу. И главное правило — не теряться в деталях!
В первый день работали также над формами проведения мероприятия и определением тем для выступлений. Поскольку семинар готовился для успешного старта новичков в компании, остановились на темах: Постановка целей, Планирование и время, Работа с возражениями, Успешный старт, Семья и бизнес.
И завершился день построением энергетического графика мероприятий.
По правде говоря, первый день оставил у меня двойственное впечатление: полезной информации было много, но как это все соединить с мотивационным мероприятием?
Второй день
Участники поделились впечатлениями о первом дне. Оказалось, что все узнали для себя немало полезного, а главный итог: для каждого дела нужна система — мы ее получаем! На этой оптимистической ноте двинулись дальше. В этот день говорили о принципах подготовки гармоничного мероприятия.
Люди все разные, и всем надо получить что-то от этого мероприятия: умным нужна серьезная новая информация, ясная подача материала. Творческим — оригинальность подачи. Сердечным — доброжелательная атмосфера, похвала, немотивированные подарки. Активным, прессовым важен акцент на действие, награда за дело, конкретика, примеры из жизни. Веселым — неожиданные сюрпризы, розыгрыши, юмор, шутки, игры с залом, легкая веселая музыка. А основательным — продуманность, удобство, комфорт.
Оказывается, основной упор при подготовке мотивационного мероприятия надо делать на активных, чтобы после выхода из зала они хотели строить свой бизнес.
Время шло, и как-то незаметно оказалось, что участники уже поставили цели, определили приоритеты, наметили темы выступлений, утвердили список тех, кого надо наградить, собственно говоря, создали «скелет» предстоящего семинара.
Следующий важный блок — «Старт мероприятия».
С чего начать, как привлечь внимание людей? Цели старта определили быстро: взбодрить людей, познакомить, узнать, сконцентрировать внимание, поднять настроение, поприветствовать, оправдать ожидания, объединить и создать позитивный настрой. И, конечно, гармонично все соединить, а не так, как на одном из семинаров, который лидер начал с серьезного фильма о смысле жизни, о миссии человека на земле. А после этого фильма, когда все присутствующие настроились на серьезный лад, вдруг вышел развеселый ведущий, который начал сыпать шутками и анекдотами. Это несоответствие существенно снизило впечатление от мероприятия.
Достаточно быстро решили, что начнут с позывных, затем идет видеоролик компании, звучит энергичная музыка, выходят ведущие с программой. Прикинули — все это займет примерно 15 минут. Ну что ж, начало энергичное, активное, бодрое.
Далее — планирование «Финального блока».
Задача посложнее, чем старт. Цели финала — вызвать желание быть похожими на лидеров, призвать к действию, подвести итоги, чтобы гости приняли решение действовать, максимально поднять энергию.
Общими усилиями спланировали финал таким образом: выступление лидера команды Татьяны Матвей, выход на сцену организаторов мероприятия, потом тех, кто принял решение стать лидером, финальная песня, призыв к действию.
Спор возник по выходу лидеров: когда они должны выйти на сцену — в начале или в финальной части? Все были за выход в самом начале. И только молодой лидер Наташа была против. Вот тут и сработал один из основных принципов подготовки: к ее мнению прислушались, и она сумела всех переубедить. Решили, что лидеры выйдут в финале — и это оказалось впоследствии очень удачной находкой, «изюминкой» семинара!
Наконец, решив вопросы с планированием начала и конца мероприятия, приступили к обсуждению основной части. Темы выступлений были уже намечены, поэтому их просто разбросали по намеченному плану в порядке значимости для семинара и его гостей. Долго думали о номерах художественной самодеятельности — приглашать кого-то или нет? В конце концов, решили, что достаточно записей музыки, роликов с фильмами и мультфильмами компании и структуры, а также выступления в финале одной из сотрудниц компании.
Когда все части сценария были согласованы и наполнены содержанием, участники совместно написали общий подробный сценарий. И это было совсем не сложно — фактически, все, что было уже записано и проговорено раньше, свели в общую таблицу.
А вот дальше началось самое интересное: распределение ролей! В соответствии с правилами, роли распределили строго по желанию. И еще одно правило сработало четко: выбрать то, чего ты боишься и чему хочешь научиться. Ведущими захотели быть четыре человека, до того боявшиеся выходить на сцену. Так и сделали. Звукорежиссером стала женщина, плохо разбиравшаяся в технике, — прекрасно, она преодолела свой страх! Лотерею взялась проводить еще одна участница, которая обычно разговаривала очень тихо, а на семинаре мы ее просто не узнали, так громко и весело она вызывала выигравшие номера на сцену!
Выступающих тоже определили по желанию, каждый взял одну из ранее намеченных тем. У темы уже было свое, четко определенное место в основном блоке. Оставалось написать выступления, связки. Остальные участники тоже получили домашнее задание:
звукорежиссер занялась подготовкой музыки, выступающие должны были написать тезисы выступлений, ответственные за украшение зала отправились покупать шары, ответственные за лотерею готовили билетики, призы. Работа закипела. Так закончился второй день.
Третий день
Весь этот день, по сути, прошел в черновой работе: участники отчитывались перед командой, что они сделали по своему участку работы и намечали планы на вечер, прослушали все выступления и внесли свои коррективы, составили промоушен каждому выступающему и написали связки для ведущих. После этого участники работали каждый по своему плану, в соответствии с выбранной ролью. Вот уж где не приходилось сомневаться, что все будет в полном порядке: такого уровня ответственности невозможно добиться в приказном порядке, каждый работал, как говорится, не за страх, а за совесть, потому что все делалось по желанию! С теми, кто будет выступать на сцене, бизнес-тренеры прорепетировали их выходы и слова. В тот день я поняла секрет этого тренинга и работы бизнес-тренеров Центра: на их плечи ложится умение организовать всех, сплотить в одну команду и дать каждому желающему возможность проявить себя с лучшей стороны. Как в самом лучшем оркестре невозможно обойтись без дирижера, так и в команде лидеров нужен тот, кто будет «дирижировать» всем событием, незаметно направлять всех участников в нужном направлении, держать происходящее под контролем. Позже я слышала разговоры участников тренинга: «Мы это сделали!» Да, они это сделали, но я видела уставшие лица тренеров и вспоминала историю из жизни известного питерского учителя литературы Евгения Ильина.
Один из гостей у него на открытом уроке сказал: «Я не заметил, как прошли 45 минут, все было так интересно, вы работали так легко и непринужденно!» В ответ Ильин молча поднял пиджак на спине и показал рубашку — она была мокрой от пота!
В это день я поняла простую истину: подготовить и провести массовое мотивационное мероприятие за три дня возможно, но нужна напряженная, четко спланированная и скоординированная работа всех участников этого мероприятия.
Четвертый день
И вот настало долгожданное утро, все собираются в арендованном зале в 9.00, хотя начало намечено на 11.00. Красивые, более чем обычно, нарядные, лидеры в фирменных костюмах от компании надувают шары, подключают аппаратуру, устанавливают экран. Суеты нет, у каждого своя работа, за которую он отвечает. Бизнес-тренеры дают последние наставления ведущим, выступающим. Лидер структуры Татьяна Матвей дает экспресс-интервью:
— Я испытываю удовольствие от подготовки мероприятия. Остается даже время пообщаться. Я не бегаю, не контролирую всех, а просто спокойно принимаю участие в проведении. Удивительно, вроде бы все всё делают, как и всегда, те же шары, украшения, но у каждого свой участок — и он спокойно выполняет то, что надо. Просто замечательно!
Мероприятие прошло на высочайшем уровне! Вовремя выходили ведущие, замечательно говорили выступающие, гром аплодисментов сопровождал выступления бизнес-тренеров Центра, музыка звучала такая, как и было намечено, а лотерею провели с таким успехом, что в перерыве пришлось срочно проштамповать дополнительные билеты — так они раскупались!
И когда в конце мероприятия после слов Татьяны Матвей: «Кто сегодня решил, что станет лидером?» на сцену ринулись десятки гостей из зала — это было самое замечательное подтверждение тому, что мероприятие достигло своей цели и смотивировало присутствующих на успешную работу в компании.
А немного позже все участники семинара собрались вместе с бизнес-тренерами, чтобы подвести итоги. Интересно было сравнить высказывания тех же самых лидеров с их высказываниями в начале тренинга. Какой личностный рост!
Тамара: Мне понравилась система работы в команде, жалела, что не взяла себе роли выступающей. Но в следующий раз буду выступать обязательно!
Эльвира: Спасибо тренерам, они научили нас всему, до мелочей. Я регулярно проводила мероприятия в структуре, но детали не продумывала и получала не очень хорошие результаты. Теперь буду работать по-новому!
Инна: Очень многому нас научили: мы теперь умеем проводить собрания, семинары, школы. У моих людей горели глаза, когда они увидели меня на сцене, — ведь это так важно, когда со сцены говорит именно твой лидер!
Дойна: Позавчера, когда раздавали темы выступлений, я боялась, но подняла руку. Сегодня, после выступления, я счастлива!
Наталья: С нетерпением жду организации следующего мероприятия, а ведь раньше я их боялась.
Ирина: После тренинга у меня только позитивные эмоции. Завтра провожу презентацию в своей структуре, надеюсь, что будут хорошие результаты.
Виктория: Рада за нас, что мы это сделали. Сейчас уверена, что все у нас будет отлично! Спасибо Татьяне за тренинг!
Тренинг закончился, мероприятие проведено на высшем уровне. И оказалось, если есть хорошие руководители и отработанная методика, все можно сделать за три дня.
Высшей наградой для бизнес-тренеров стали слова лидера компании Татьяны Матвей: «Скажу честно, когда услышала смету мероприятия, то испугалась: надо ли мне это? Но вовремя вспомнила: делай то, чего боишься, чтобы получить результат, которого никогда не было. Впервые мы все делали командой. Я поняла, что есть смысл прислушаться к молодым лидерам, к сомневающимся. Спасибо Наташе, что она предложила не выводить всех лидеров в начале. Теперь я вижу, что действительно получилось здорово! Смотрю на свою команду — и глазам не верю: один тренинг, а как все изменилось! Лидеры параллельных веток сказали, что в следующий раз приедут к нам на мероприятие автобусами и привезут своих людей, чтобы учиться у нас. Они думали, что все будет, как всегда, а был просто фейерверк! Сейчас чувствую себя умиротворенной. Еще раз убедилась: обучение, лекции, тренинги — это то, на что нельзя жалеть ни денег, ни времени!
Неужели Вы еще сомневаетесь в своих силах? Вы талантливы! Ваша команда — лучшая! Повторите успех других! Кто следующий?
Подробнее о методике подготовки и проведения массовых мероприятий читайте в книге Валентина Ковалева «Семинар за три дня».