Успешное мероприятие, как его организовать?

Автор: Валентин Ковалев

Главный принцип успеха в подготовке и проведении массовых мероприятий в том, чтобы в этом событии были заинтересованы все участники подготовки. Точнее сказать, чтобы у них было большое ЖЕЛАНИЕ этим заниматься. Но часто бывает так, что приглашенные приходят не по зову сердца, а по просьбе лидера. К сожалению, такие мероприятия очень тяжело проводятся, с большим количеством накладок и неожиданных неприятностей. Почему? Если лидер захотел провести семинар и понимает, какую большую пользу может получить его структура от этого мероприятия, а его личных сил и рук на все не хватает, то обычно он пытается часть забот, часть работы по подготовке и проведению подобных мероприятий делегировать своим подрастающим лидерам. Теоретически он действует верно, не нужно все делать самому - можно надорваться. И с теми, у кого было желание, из тех, кому делегировали полномочия, проблем не будет. Но с другими - кому навязали участие в подготовке семинара - будут. Они будут заниматься семинаром и выполнять поручения спустя рукава, что бы не конфликтовать со спонсором и сэкономить свои силы. Так вот, главная задача в начале подготовки семинара одна - найти людей с большим желанием, и они сделают все, что от них зависит, и даже больше, потому что у них есть на это силы, есть на это энергия. Кстати, совсем не обязательно, чтобы подготовкой занимались только лидеры или дистрибьюторы с высоким статусом - главное, чтобы у них было желание. Для выявления желания мы используем несколько моментов:

• выявляем личные цели прихода на подготовку семинара;
• устанавливаем финансовый барьер;
• определяем условия по распространению билетов на их структуру.

И если человек проходит эти испытания, то у него автоматически есть энергия для этой работы, есть желание.

Второй принцип - дайте участником свободу творчества. Это должен быть их семинар, их сценарий, их идеи, их энергия. А за родное дитя, как известно, мать отдаст все силы. У каждого человека своя миссия на земле, своя задача на каждый момент времени. Давая возможность людям реализовать свои желания, Вы помогаете им в реализации своей миссии. Если руководитель дает исполнителям готовый рецепт, готовый сценарий, готовую идею, то он должен дать и энергию для ее осуществления. Когда режиссер приглашает актера сниматься в кино или играть в театре, он платит за то, что актер осуществляет его идеи. Платит зарплату (возможны и другие формы расчета), а значит - дает энергию. В нашем же случае имеет смысл использовать энергию участников, иначе лидера на все мероприятие не хватит.

Третий принцип - принимать только те решения, которые устраивают всех. Помните риторический вопрос: «Ты хочешь быть правым или счастливым?» Во время подготовки мероприятия этот вопрос встает каждый раз при столкновении противоположных мнений. Здесь, главное, принимать не самое правильное решение, а всех устраивающее. И вопрос голосованием решать нельзя. Если большинство - 20 человек - настоит на своем, а оппозиция -3 человека - вынуждена будет подчиниться, то что при этом произойдет? Меньшинство часть своей энергии будет направлять на то, чтобы большинство увидело свою ошибку. А когда большинство увидит свою ошибку? Когда у них что-то не получится. И вот, создается ситуация, когда часть энергии участников подсознательно работает на разрушение семинара. Если Вам такая ситуация не нравится, то делайте все, что бы не было конфликтов, не было победителей и побежденных.

Четвертый принцип - откажитесь от критики и негативной оценки идей, предложений, мнений участников подготовки. Этим Вы раскроете их скрытый потенциал, повысите их уверенность в себе, укрепите в них лидера. Если высказывается явно неконструктивное мнение по какому либо поводу, то мы отдаем это мнение на обсуждение командам на 2 - 3 минуты. Внутри команд идет активное обсуждение мнения и поиск конструктивного в нем. После этого, когда «пар спустили», каждая команда высказывает свое мнение, и если оно неконструктивно, то от него отказывается даже команда, участник которой его высказал. В случае же если на взгляд лидера предлагаемое решение не конструктивно, а все команды единодушно считают, что конструктивно, то я рекомендую согласиться с мнением команд. Если они окажутся правы, от этого выиграет семинар. Если нет, они на этом научатся правильно оценивать существующую реальность и больше таких ошибок повторять не будут. Если же лидер своей властью не даст совершить ошибку и настоит на своем, правильном решении, то во всех бедах и неудачах семинара будут винить его. Потому, что это он принимал решение, и теперь он отвечает за результаты. А каждый из участников снимает свою ответственность за конечный результат. Теперь это не его дитя, и нет необходимости в него вкладывать столько сил.

Если вы хотите управлять энергией других людей, постарайтесь не навязывать свои, скорее всего, проверенные и хорошие идеи. Если ваша команда единомышленников до них еще не «доросла», возможно, что именно на этом семинаре Вы должны помочь им «дорости» до этого решения или идеи. Вспомните книгу «Дао лидера»: «Лидер не вмешивается, он созерцает».

Пятый принцип - работайте в командах. Для того чтобы создать участникам равные комфортные условия, у них должно быть право на творчество, право высказывать свои мысли, свои идеи. Если Вы работаете большим общим коллективом, то на то, чтобы выслушать мнение каждого, Вам необходимо очень много времени и сил. Работа при этом идет медленно и малорезультативно. Если же какая-то идея обсуждается в командах, то высказываются одновременно 3 - 5 человек - по количеству команд, и в 3 - 5 раз работа идет быстрее. Другое преимущество командной работы в том, что участнику гораздо комфортнее высказать свое мнение в кругу «своих», чем на общее обсуждение.

План эффективного промоушена

1. Прежде всего, необходимо поприветствовать аудиторию и сказать комплимент искренне и тонко (гораздо легче работать с доброжелательно настроенной аудиторией).
2. Далее было бы уместно сказать о той высокой чести, которая предоставлена Вам в связи с данным выступлением (этим вы повышаете статус человека, который выйдет на сцену после Вас).
3. После этого уже можно переходить к достоинствам, употребляя при этом яркие живые образы (здесь начинается интрига, и чем ярче краски, тем интереснее аудитории разгадывать, кто же этот человек).
4. Целесообразно вставить фразу о том общем, что есть у него и у всех присутствующих (людей сближают общее дело, общие интересы, общие обстоятельства - подобное притягивает подобное).
5. Далее полезно описать его положительное отношение к данной аудитории, данному коллективу (всем приятно услышать о том, что их любят, ценят, уважают).
6. Теперь уже можно раскрыть секрет о том, как Вы были с ним в одних обстоятельствах и как себя вел Ваш протеже (именно здесь полезно раскрыть тайну, основанную на реальных фактах, рассказать о человеческих достоинствах того, кого Вы представляете).
7. Полезно сказать о том, что на его помощь и поддержку могут рассчитывать все присутствующие.
8. После того как аудитория убедилась, что похвала и восторги имеют веское основание, можно снова сказать о достоинствах этого человека, не утруждая себя доказательствами. И чем больше достоинств Вы найдете, тем лучше (важно не перейти грань между лучшими качествами Вашего протеже и небольшим преувеличением его достоинств).

Эмоционально выступление нужно выстраивать так, чтобы к концу речи воодушевление было максимальным, чтобы человек входил в зал на пике интереса и внимания к своей личности, своей персоне.

Фактически, сценарий семинара готов. Осталось только прорепетировать некоторые выступления и инсценировки или самодеятельность дистрибьюторов, если такие будут.

Последний вечер дается каждому участнику на проработку своего выступления, а организаторам на «отшлифовку мелочей»: номера для лотереи, бейджики организаторам, кульки для подарков, сувениры детям и т. п.

Утро следующего дня начинается с подготовки зала, и далее по сценарию. Всем, что происходит на сцене во время проведения семинара, руководят ведущие, всей остальной закулисной работой - режиссер (невидимая, но твердая рука). Во власти режиссера сократить, продлить или исключить какое-либо выступление, если это пойдет на пользу семинару. И с этим все остальные организаторы должны согласиться.

Перед началом семинара Режиссер и ведущие делают своеобразный ритуал: просят эгрегор компании о помощи в успешном проведении мероприятия. А в конце мероприятия - благодарят за помощь.